БООСТ СОЛУТИОНС В2 Кориснички водич за Доцумент Макер

БООСТ СОЛУТИОНС В2 Доцумент Макер

Цопиригхт
Ауторско право ©2023 БоостСолутионс Цо., Лтд. Сва права задржана. Сви материјали садржани у овој публикацији заштићени су ауторским правом и ниједан део ове публикације не може се репродуковати, модификовати, приказивати, чувати у систему за проналажење, или преносити у било ком облику или на било који начин, електронски, механички, фотокопирањем, снимањем или на други начин, без претходне писмене сагласности компаније БоостСолутионс.
Наше web сајт: https://www.boostsolutions.com

Увод

Доцумент Макер омогућава корисницима да генеришу документе на основу скупа шаблона на СхареПоинт листи. Корисници могу поново да користе податке са СхареПоинт листа за генерисање појединачних докумената или докумената са више ставки, а затим да поставе правила за именовање ових докумената. Документи се тада могу сачувати као прилози, сачувати у библиотеци докумената или сачувати у аутоматски креираној фасцикли. Корисници могу да бирају између четири формата докумената да би сачували своје генерисане документе. Ово упутство за употребу се користи за упутства и усмеравање корисника да конфигуришу и користе Доцумент Макер. За најновију копију овог и других водича, посетите дату везу: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Увод у Доцумент Макер

Доцумент Макер је решење лако за коришћење које вам брзо помаже да креирате документе који се понављају у оквиру СхареПоинт-а користећи унапред направљене шаблоне које правите у Мицрософт Ворд-у. Када се активирају функције Доцумент Макер-а, команде производа ће бити доступне на траци са листом.

У савременом искуству, команде производа изгледају овако:

Генеришите документ

Генеришите појединачне документе за сваку ставку листе.

Генеришите спојени документ
Генеришите спојени документ који садржи све ставке листе које изаберете.

Управљање шаблонима и Управљање правилима налазе се у групи Листа -> Подешавања.

Управљај шаблоном
Уђите на страницу са шаблоном Израђивач докумената да бисте управљали шаблонима.

Управљајте правилима
Уђите на страницу Правила за израду докумената да бисте навели правила за генерисане документе.

Управљајте шаблонима

Доцумент Макер вам омогућава да саставите шаблоне за креирање докумената. Да бисте генерисали документе користећи податке са листе, прво морате да уметнете колоне листе у шаблоне. Вредност колоне ће тада бити уметнута у област коју сте одредили у креирању шаблона када се документ генерише. Такође можете да обезбедите подразумевани садржај који се појављује у сваком генерисаном Ворд документу, као што је преферирани оквир за продајни налог или званично одрицање одговорности у подножју странице. Да бисте управљали шаблонима, морате имати најмање ниво дозволе за дизајн на листи или библиотеци.

Напомена Шаблони за целу колекцију локација биће ускладиштени у скривеној библиотеци на вашој основној локацији. Тхе URL је хттп:// /БоостСолутионсДоцументМакерТемплате/Формс/АллИтемс.аспк

Направите шаблон

• Идите до листе или библиотеке у којој желите да креирате шаблон.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај предлошцима у групи Подешавања.

Или уђите на страницу са подешавањима листе или библиотеке и у одељку „Општа подешавања“ кликните на Подешавања произвођача докумената (покреће БоостСолутионс).

• На страници Подешавања Креатора докумената кликните на Креирај нови шаблон.
• Унесите име у дијалог Креирање шаблона.
• Кликните на ОК да креирате шаблон. Отвориће се дијалог са питањем да ли желите да измените шаблон. Да бисте уредили шаблон, кликните на ОК, у супротном кликните на Откажи.
  Напомена: Препоручљиво је да користите Едге претраживач тако да слов file ће се глатко отворити тако да можете да уредите шаблон.
• Након што кликнете на ОК, шаблон ће се отворити у Ворд-у. Можете да конфигуришете шаблон на основу политике ваше компаније. За више информација о томе како да конфигуришете шаблон документа, погледајте одељак 4.3 Конфигурисање шаблона у Ворд-у.
• Када завршите са конфигурисањем шаблона, кликните  да бисте сачували шаблон.
• На страници Подешавања шаблона можете view основне информације за шаблон (име шаблона, модификовано, модификовано од стране, примењено правило и радње).

Отпремите шаблон
Ако имате унапред припремљене шаблоне, можете их отпремити и користити за генерисање докумената.

• Идите до листе или библиотеке у коју желите да отпремите шаблон.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај предлошцима у групи Подешавања. Или уђите на страницу са подешавањима листе или библиотеке, у одељку „Општа подешавања“ и кликните на Подешавања произвођача докумената (покреће БоостСолутионс).
• На страници Подешавања Креатора докумената кликните на Отпреми шаблон.
• Појавиће се оквир за дијалог. У оквиру за дијалог кликните на Бровсе… да бисте изабрали унапред припремљени предложак документа са вашег локалног рачунара или сервера.
• Кликните на ОК да отпремите изабрани шаблон.

Конфигуришите шаблоне у Ворд-у
Да бисте конфигурисали шаблон, мораћете да инсталирате додатак Доцумент Макер. За упутства о томе како да инсталирате Доцумент Макер Плугин, погледајте водич за инсталацију. Када се додатак инсталира, на вашој траци у Ворд-у ће се појавити картица Доцумент Макер.

Дата Цоннецтион
Повежите се на СхареПоинт листу и преузмите поља листе и друга сродна поља.

Прикажи поља
Ова функција контролише окно Доцумент Макер. Можете да одлучите да ли желите да прикажете окно Листа поља тако што ћете кликнути на Прикажи поља.

Освежите поља
Кликните на ову опцију да освежите поља тако да добијате ажурна поља са листе.

Означите област за понављање
Означите поновљене информације у документу. Ово је веома корисно када желите да генеришете спојени документ користећи више ставки.

Помоћ
Преузмите документе помоћи додатка Доцумент Макер из БоостСолутионс-а webсајту.

• Кликните на картицу Доцумент Макер на Ворд траци, а затим кликните на Дата Цоннецтион у групи Гет Дата.
• Унесите URL са СхареПоинт листе са које желите да преузмете податке.
• Изаберите тип потврде идентитета (Виндовс аутентификација или потврда идентитета обрасца) који желите да користите и унесите исправну аутентификацију корисника.
  Напомена: Корисник мора имати најмање View Само ниво дозволе за СхареПоинт листу.
• Кликните на Тест Цоннецтион да проверите да ли корисник може да приступи листи.
• Кликните на ОК да бисте сачували везу.
  • У шаблону који креирате кликните на област у коју желите да уметнете поље(а).
  • У окну Доцумент Макер изаберите једно поље и кликните двапут на њега. Поље ће бити уметнуто као контрола садржаја обогаћеног текста.

Листа поља
Поља СхареПоинт листе и сродна поља са листе за тражење. Да бисте приказали сродна поља, потребно је да их изаберете као додатна поља на листи.

Прилагођена поља

• Прилагођена поља укључују [Данас], [Сада], [Ја].
• [Данас] представља тренутни дан.
• [Сада] представља тренутни датум и време.
• [Ја] представља тренутног корисника који је генерисао документ.

Израчуната поља
Израчуната поља се могу користити за израчунавање података у колони или ставкама у документу. (Подржане функције израчунатих поља за детаље погледајте у Додатку 2: Подржане функције израчунатих поља.)

• Да бисте добили ажурирана поља са листе, кликните на Освежи поља.
• Да бисте генерисали спојени документ, мораћете да означите табелу или област као понављање.
• Кликните да сачувате шаблон.

Измените шаблон

• Идите до листе или библиотеке у којој желите да измените шаблон.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај предлошцима у групи Подешавања.
• На страници Доцумент Макер Сеттингс -> Темплатес пронађите шаблон, а затим кликните на Уреди шаблон.
• Ако желите да промените својства шаблона, кликните на Уреди својства.

Избришите шаблон

• Идите до листе или библиотеке у којој желите да избришете шаблон.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај предлошцима у групи Подешавања.
• На страници Доцумент Макер Сеттингс -> Темплате пронађите шаблон, а затим кликните на Избриши.
• Појавиће се оквир са поруком у којем се од вас тражи да потврдите да желите да наставите са брисањем.
• Кликните на ОК да потврдите брисање.

Правила управљања

Након креирања шаблона, мораћете да конфигуришете правило да одредите генерисање докумената. Да бисте управљали правилима за листу или библиотеку, морате имати најмање ниво дозволе за дизајн.

Подешавања правила
Када креирате правило, потребно је да конфигуришете следећа подешавања:

Подешавања	Опис
Изаберите Шаблон	Изаберите шаблон(е) на који ћете применити правило.
Правило именовања	Одредите правило за аутоматско именовање докумената. Можете комбиновати колоне, функције, прилагођене текстове и сепараторе да бисте динамички генерисали називе докумената.
Формат датума	Наведите формат датума који желите да користите у називу документа.
Оутпут Типес	Наведите тип излаза (ДОЦКС, ДОЦ, ПДФ, КСПС) за генерисани документ(е).
Дистрибуте Доцумент	Одредите путању где желите да сачувате генерисани документ(е).
Обједињено генерисање докумената	Одредите да ли се обједињени документ може генерисати. Напомена: Ова опција је опциона.
Правило именовања спојених докумената	Одредите формулу именовања за спојене документе.
Циљна локација	Одредите библиотеку докумената да бисте сачували спојене документе.

Направите правило

• Идите до листе или библиотеке у којој желите да креирате правило.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај правилима у групи Подешавања.
• На страници Доцумент Макер Сеттингс -> Рулес кликните на Додај правило.
  • Напомена: Не можете додати правило ако на тренутној листи не постоји шаблон.
• У одељку Име правила унесите име.
• Наведите који шаблони треба да користе ово правило. Можете да изаберете више шаблона за једно правило.
  Напомена: На шаблон се може применити само једно правило. Једном када се правило примени на шаблон, друго правило се не може применити осим ако се прво не уклони.
• У одељку Правило именовања можете да користите елемент Додај да додате комбинацију променљивих и сепаратора и користите елемент Уклони да их уклоните.

У падајућој листи можете да изаберете Колоне, функције и прилагођени текст као елемент за име документа.

Колумне

Скоро све СхареПоинт колоне се могу уметнути у формулу, укључујући: један ред текста, избор, број, валуту, датум и време, људе или групе и управљане метаподатке. Такође можете да уметнете следеће СхареПоинт метаподатке у формулу: [Вредност ИД-а документа], [Тип садржаја], [Верзија] итд.

Функције 

Генератор бројева докумената вам омогућава да убаците следеће функције у формулу. [Данас]: Данашњи датум. [Сада]: Тренутни датум и време. [Ја]: Корисник који је генерисао документ.

Прилагођено
Прилагођени текст: Можете одабрати прилагођени текст и унети све што желите. Ако се открију неки неважећи знакови (као што је: / \ | # @ итд.), боја позадине овог поља ће се променити и појавиће се порука која указује да постоје грешке.

Раздвајачи
Када додате више елемената у формулу, можете одредити сепараторе да бисте спојили ове елементе. Конектори укључују: – _. / \ (Раздјелници / \ се не могу користити у колони Име.)

У одељку Формат података можете одредити који формат датума желите да користите.

Напомена Ова опција се користи само када додате бар једну колону [Датум и време] у одељку Правило именовања.

• У одељку Типови излаза наведите формат документа након генерисања.
  Четири file Подржани су формати: ДОЦКС, ДОЦ, ПДФ и КСПС.

У одељку Дистрибуирај документ наведите путању за чување генерисаних докумената.

Постоје две опције које можете изабрати да бисте сачували генерисане документе.

Сачувај као прилог
Изаберите ову опцију да бисте приложили генерисане документе одговарајућим ставкама. Да бисте сачували документ као прилог, потребно је да омогућите функцију прилога на листи.

Користите опцију Замени постојеће документе да бисте одлучили да ли да замените постојећи прилог за тренутну ставку.

Сачувајте у библиотеци докумената

Изаберите ову опцију да бисте сачували документе у СхареПоинт библиотеци докумената. Једноставно изаберите библиотеку на падајућој листи Сачувај у библиотеку докумената.

Користите опцију Креирај фасциклу за чување докумената да бисте сачували документе у аутоматски креирану фасциклу и наведите име колоне као име фасцикле.

У одељку Генерисање спојеног документа изаберите опцију Омогући да бисте омогућили генерисање спојеног документа помоћу више ставки.

У одељку Правило именовања спојених докумената наведите правило именовања. Можете да уметнете [Данас], [Сада] и [Ја] у правило да бисте динамички генерисали имена.

• У одељку Циљна локација изаберите библиотеку докумената да бисте сачували обједињене документе.
• Кликните на ОК да бисте сачували подешавања.
• На страници Подешавања правила можете view основне информације правила (назив правила, тип излаза, шаблон, модификовано и модификовано од стране).

Измените правило

• Идите до листе или библиотеке у којој желите да измените правило.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај правилима у групи Подешавања.
• На страници Доцумент Макер Сеттингс -> Руле пронађите правило и кликните на Уреди. Унесите измене, а затим кликните на ОК да бисте сачували промене.

Избришите правило

• Идите до листе или библиотеке у којој желите да избришете правило.
• На траци кликните на картицу Листа или Библиотека, а затим кликните на Управљај правилима у групи Подешавања.
• На страници Доцумент Макер Сеттингс -> Руле пронађите правило које желите да избришете и кликните на Избриши.
• Појавиће се оквир са поруком у којем се од вас тражи да потврдите да желите да наставите са брисањем.
• Кликните на ОК да потврдите брисање.

Коришћење програма Доцумент Макер

Доцумент Макер вам омогућава да генеришете појединачне документе за сваку ставку листе или да спојите више ставки листе у један документ.

Генеришите појединачни документ

• Идите до листе или библиотеке за коју желите да генеришете документ.
• Изаберите једну или више ставки.
• На траци кликните на Генериши документ.
• Појавиће се дијалог Генерисање документа. Можете да изаберете шаблон који желите да користите у падајућој листи Селецт Темплате. Генерисани документи file имена и број fileгенерисани ће се такође појавити у оквиру за дијалог, испод падајуће листе Селецт Темплате.
• Кликните на Генериши да бисте генерисали документе.
• Када се креирање документа заврши, видећете резултате операције. Кликните на Иди на локацију да бисте ушли у библиотеку или фасциклу у којој се чувају документи. Кликните на а file име да бисте га отворили или сачували.
• Кликните на ОК да затворите дијалог.
• Ако процедура генерисања документа није успела, Статус ће се приказати као Неуспешно. И можете view поруку о грешци у колони Операције.

Генеришите спојени документ
Ова функција вам омогућава да спојите више ставки у један документ. Да бисте генерисали спојени документ, потребно је да у правилу омогућите опцију Генерисање обједињеног документа.

• Идите до листе или библиотеке за коју желите да генеришете документ.
• Изаберите ставке које желите и кликните на Генериши обједињени документ на траци.
• Појавиће се дијалошки оквир Генерисање спојеног документа. У овом дијалогу можете да изаберете шаблон који желите да користите у падајућем менију Шаблон. Генерисани документи file имена и број fileс генерисан ће се такође појавити у оквиру за дијалог.
• Кликните на Генериши да бисте генерисали документ.
• Када се креирање документа заврши, моћи ћете да видите резултате операције. Кликните на Иди на локацију да бисте ушли у библиотеку или фасциклу у којој се чувају документи. Кликните на file име да бисте га отворили или сачували.
• Кликните на ОК да затворите дијалог.

Студије случаја
Претпоставимо да сте стручњак за продају и након што обрадите поруџбину, потребно је да свом купцу пошаљете фактуру или признаницу (у .пдф формату). Шаблон фактуре или признанице и file име треба да буде доследно и засновано на политици ваше компаније. Овде је листа Све поруџбине која садржи све детаље о поруџбинама купца, укључујући назив производа, купца, начин плаћања итд.

У шаблону Потврда о продаји, уметните поља листе у табелу на следећи начин:

Омогућите спојену опцију Генерисање докумената и конфигуришите следеће одељке:

Ако желите да пошаљете детаље поруџбине Тому Смиту, нпрampле, само изаберите ставку која се односи на Том Смитх и кликните на Генериши документ на траци. Добићете ПДФ file како следи:

Ако ваша муштерија Луси Грин, нпрampле, купио три производа, желели бисте да ставите три поруџбине у један документ. У овом екampда, требало би да изаберете три ставке, а затим да кликнете на Цомбине Генерате на траци. Добијени ПДФ file ће се генерисати на следећи начин:

Решавање проблема и подршка

• Питања о производима и лиценцама: салес@боостсолутионс.цом
• Техничка подршка (основна): суппорт@боостсолутионс.цом
• Затражите нови производ или функцију: феатуре_рекуест@боостсолутионс.цом

Додатак 1: Подржане листе, библиотеке и галерије

• Доцумент Макер може да ради на овим листама и библиотекама.

Листе	Најава, календар, контакти, прилагођена листа, прилагођена листа у табели са подацима View, табла за дискусију, екстерна листа, увозна табела, листа статуса (не приказуј дугмад производа), анкета (не приказуј дугмад производа), праћење проблема, везе, пројектни задаци, задаци
Библиотеке	Имовина, веза података, документ, образац, Вики страница, слајд, извештај, слика (дугмад производа се налазе у менију Подешавања)
Галерије	Web Галерија делова, Галерија шаблона листе, Галерија мастер страница, Галерија тема, Галерија решења
Посебне листе	Категорије, коментари, постови, циркулација, ресурси, боравиште, групни календар, меморандум о телефонском позиву, дневни ред, учесници, циљеви, одлуке, ствари које треба донети, оквир за текст

Додатак 2: Подржане функције израчунатог поља
Следећа табела приказује израчунате функције поља које су подржане у програму Мицрософт Ворд.

	Име	Инстанце	Коментар
Прилагођене функције	Сум	Збир ([Ваша колона])	1. Не разликује велика и мала слова. 2. Не подржава рекурзивно угнежђено. 3. Подржава екстерно научно рачунарство.
	Макс	Макс ([Ваша колона])
	Мин	Мин ([Ваша колона])
	Просечно	Просек ([Ваша колона]
	Цоунт	Цоунт([Ваша колона])
Функције система	Абс	Матх.Абс	1. Осетљиво на велика и мала слова. 2. Подржава рекурзивно угнежђене. 3. Подржава екстерно научно рачунарство.
	Ацос	Матх.Ацос
	Asin	Матх.Asin
	Атан	Матх.Астан
	Атан2	Матх.Астан2
	БигМул	Матх.БигМул
	Плафон	Матх.Цеилинг
	Цос	Матх.Цос
	Цосх	Матх.Цосх
	Екп	Матх.Екп
	спрат	Матх.Флоор
	Дневник	Матх.Лог
	Лог10	Матх.Лог10
	Макс	Матх.Мак
	Мин	Матх.Мин
	Пов	Матх.Пов
	Роунд	Матх.Роунд
	Сигн	Матх.Сигн
	Син	Матх.Син
	Синх	Матх.Синх
	Скрт	Матх.Скрт
	Тан	Матх.Тан
	Танх	Матх.Танх
	Трунцате	Матх.Трунцате

Додатак 3: Управљање лиценцама
Можете да користите Доцумент Макер без уноса било каквог лиценцног кода у периоду од 30 дана од тренутка када сте га први пут користили. Да бисте користили производ након истека, мораћете да купите лиценцу и региструјете производ.

Проналажење информација о лиценци

1. На главној страници производа кликните на пробну везу и уђите у Центар за управљање лиценцама.
2. Кликните на Преузми информације о лиценци, изаберите тип лиценце и преузмите информације (Код сервера, ИД фарме или ИД колекције локација).

Да би БоостСолутионс направио лиценцу за вас, МОРАТЕ нам послати ваш идентификатор СхареПоинт окружења (Напомена: за различите типове лиценци су потребне различите информације). За серверску лиценцу потребан је серверски код; лиценца фарме захтева идентификацију фарме; а за лиценцу колекције локација потребан је ИД колекције локација.

• Пошаљите нам горње информације (салес@боостсолутионс.цом) да генеришемо лиценцни код.

Регистрација лиценце

1. Када добијете лиценцни код производа, уђите на страницу Центра за управљање лиценцама.
2. Кликните на Региструј се на страници лиценце и отвориће се прозор Регистрација или ажурирање лиценце.
3. Отпремите лиценцу file или унесите шифру лиценце и кликните на Регистер. Добићете потврду да је ваша лиценца потврђена.

За више детаља о управљању лиценцама, погледајте БоостСолутионс Фоундатион.