Кориснички водич за апликацију Гоогле Воркспаце

АПЛИКАЦИЈА Гоогле Воркспаце

Резиме

Овај водич нуди пет кључних Гоогле препорука за прелазак на Гоогле Воркспаце. Наводи проверене алате, ресурсе и подршку, поред прича клијената који су успешно мигрирали. За директоре за информације (ЦИО) који траже модерно решење за продуктивност и сарадњу, Гоогле Воркспаце нуди убедљиву алтернативу старим алаткама за предузећа. Уз поверење 10 милиона клијената и 3 милијарде корисника широм света, Гоогле Воркспаце пружа организацијама познато, модерно и интуитивно окружење за комуникацију, file управљање, заједничко креирање докумената и још много тога.

Зашто Гоогле
Радни простор? Кратак резиме

Гоогле Воркспаце може да помогне организацијама свих величина и у готово свакој индустрији да побољшају безбедност, продуктивност и сарадњу. Са безбедносним функцијама које покреће вештачка интелигенција и архитектуром која је изворна у облаку и са нултим поверењем, предузећа се ослањају на Воркспаце да заштити своје најосетљивије податке. Вештачка интелигенција (АИ) уграђена у пакет за продуктивност може помоћи организацијама да уштеде време и побољшају квалитет рада.

Користећи Гоогле Воркспаце са Гемини, предузећа свих величина безбедно примењују вештачку интелигенцију у великом обиму. Према нашој недавној студији корпоративних клијената који користе Гемини, корисници штеде у просеку 105 минута недељно, а 75% дневних корисника каже да то побољшава квалитет њиховог рада. Организације прелазе на Воркспаце да искористе прилику за ИТ и културну модернизацију, да поједноставе токове посла за брже доношење одлука и да помогну у отклањању уских грла кроз беспрекорну сарадњу.

Поглавље 1

Пет кључних препорука за неометану миграцију на Гоогле Воркспаце
Прелазак на било коју технологију је вишеструки процес, али не мора да буде застрашујући. Организације из целог света бирају да мигрирају на Воркспаце сваке године. Успешна миграција захтева стратешки приступ који даје приоритет разумевању технолошког окружења и изворних података, минимизира потенцијалне ризике и препознаје да је управљање променама за запослене кључна компонента успеха.

Свако миграцијско путовање ће бити јединствено, а временски оквир ће се разликовати у зависности од обима података и сложености организације. Када планирате миграцију, кључно је почети са пажљивим разматрањем тренутног окружења организације и специфичних потреба и околности. Купци често имају користи од покретања процеса 1–2 године пре истека уговора о лиценцирању са старим добављачем.

Ево пет корака које можете да пратите да бисте започели овај процес заједно са тимом Гоогле налога и изабраним партнером за имплементацију.

Ревизија и разумевање изворних података
Прецизно процените тип података, величину и сложеност да бисте предвидели изазове и оптимизовали приступ миграцији. Идентификујте своју дистрибуцију података да бисте открили како се подаци шире кроз изворни систем. Имајте на уму да захтеви за организационе податке могу да варирају у зависности од одељења, а ове потребе би требало да дају информацију о временском оквиру и стратегији миграције. Проактивно решавајте све неподржане типове података или строга ограничења у оквиру Гоогле Воркспаце-а да бисте спречили сметње.

Искористите скенирање извора
Спроведите свеобухватну анализу података користећи функцију скенирања, као што је Гоогле Воркспаце Миграте, да бисте стекли дубок увид у изворне податке. Оптимизујте процес миграције ефикасном дистрибуцијом оптерећења на инфраструктуру за миграцију и давањем приоритета великим скуповима података. Можете да користите матрицу производа за миграцију Гоогле Воркспаце-а за проактивно истраживање алата који се могу користити за миграцију одређених типова података.

Планирајте свој приступ миграцији и укључите управљање променама од почетка:
Када планирате миграцију предузећа, од кључне је важности да ускладите свој ИТ тим, тим за Гоогле налог и партнера за имплементацију на планиране резултате са дефинисаним циљевима и циљевима. Неке организације ће можда одлучити да усвоје Гоогле Воркспаце у коегзистенцији са специфичним застарелим алатима и решењима.

Други могу да одлуче да у потпуности пређу на Гоогле Воркспаце. Гоогле подржава оба модела миграције; међутим, потпуна миграција помаже организацијама да максимизирају предности и повраћај улагања у Воркспаце.
Иако постоји много начина на које предузеће може да изгради своју стратегију миграције како би испунило пословне циљеве, Гоогле препоручује трофазни приступ са основном ИТ технологијом, раним корисницима и глобалном активношћу.

Гоогле-ов приступ фазној миграцији
Три фазе основних активности распоређивања обично могу трајати 3–9 месеци.

• Фаза 1: Планирање и имплементација основног ИТ тима само у језгро ИТ тима.
  Ова фаза почиње у сарадњи са партнером како би се планови примене ускладили са најбољим праксама Гоогле-а и како би се створио пут успеха за цео пројекат. Ова фаза потврђује и тестира технички дизајн, идентификује тачке интеграције и омогућава тиму да се упозна са алатима и технологијом.
• Фаза 2: Рани корисници примењују на 5–10% укупних корисника. Ова фаза потврђује миграцију, тестира план управљања променама и прикупља повратне информације о обуци и комуникацији тако да се план може прилагодити по потреби како би најбоље задовољио потребе корисника.
• Фаза 3: Глобална иницијална имплементација за све кориснике. Ова фаза доноси остатак
  организације на броду, спроводи опсежну обуку и комуникацију и прелази на дугорочно усвајање и трансформацију. као што је наведено у водичу за примену за велике организације. Овај процес обично траје 3–9 месеци и може се прилагодити специфичним захтевима и потребама ваше организације.
• Добро спроведена стратегија управљања променама је неопходна за несметану и успешну миграцију радног простора. Фокусирајући се на комуникацију, обуку и подршку, можете минимизирати поремећаје, оснажити запослене и постићи жељене пословне резултате. Овај водич можете користити као шаблон за своју стратегију управљања променама.

Дајте приоритет миграцији података
Уз пажљиво планирање и разматрање, одредите критичне податке ваше организације за објаву, а шта небитни подаци за покретање. Није неопходно мигрирати све податке до датума објављивања. Прво се усредсредите на миграцију основних података да бисте обезбедили успешно искуство у покрету. Размислите о миграцији некритичних података након објављивања да бисте поједноставили почетни процес миграције.

Ублажите ризике проактивно
Предвиђање изазова пре миграције помоћи ће да ваш тим остане на правом путу. Отворена комуникација, проактивно планирање и фокус на интегритет података ће утрти пут за беспрекорно искуство миграције.

Поглавље 2

Приче о успеху купаца
Екуифак покреће културну трансформацију након миграције преко 20,000 запослених у Воркспаце.
Као једна од три агенције за кредитно извештавање у САД, Екуифак помаже милионима потрошача и предузећа сваке године да остваре своје финансијске циљеве. Екуифак је покренуо културну трансформацију у свом пословању усвајањем Гоогле Воркспаце-а. Пренео је податке око 21,000 корисника пре него што је увео Воркспаце за запослене у 20 земаља. Користећи технологију као полугу, Екуифак је помогао својој радној снази да негује културу сарадње и заједнице, што је резултирало скоро 100,000 порука Гоогле ћаскања сваког дана. Једноставност и сигурност Воркспаце-а и могућност рада на документима са било ког места помогли су Екуифак-у да поједностави комуникацију и сарадњу.

Бразилска владина институција мигрира више од 3.5 милиона fileс на Воркспаце за 2 месеца
У Бразилу, Министарство јавног тужиоца у држави Амапа (МП-АП) је јавно тужилаштво. То је институција којом управља Бразилски савезни устав и посвећена је одбрани закона, демократије и интереса појединаца и друштва у целини. За 2 месеца мигрирао је 4ТБ података који обухватају више од 3.5 милиона институционалних fileс. Сада, МП-АП има 99.9% непрекидног рада услуге и 90% стопу усвајања Гоогле Воркспаце-а међу запосленима. Добио је већу флексибилност за удаљене раднике, лакше дијељење докумената између тимова и екстерних ентитета и боље управљање подацима које чува агенција.

ЛифеЦелл спроводи потпуну миграцију за 1,200+ запослених за мање од 3 месеца како би побољшао ефикасност
Основан 2004. године, ЛифеЦелл је највећа индијска банка за складиштење матичних ћелија и ткива. Она је главни провајдер генетских скрининг тестова и водећи је играч у терапији заснованој на ћелијама и ткивима. ЛифеЦелл је извршио потпуну миграцију Гоогле Воркспаце-а за мање од 3 месеца за 1,200+ запослених, што је трансформисало могућности сарадње уз детаљна подешавања приватности. Гоогле Воркспаце је такође помогао организацији да побољша ефикасност тока посла од највишег менаџмента до особља на првом месту тако што је свео нападе нежељене поште на нулу.

У року од 4 месеца, Хуманамигрирао је 13,000 корисника у Воркспаце, смањио ИТ трошкове и пооштрио безбедност. Лаки за коришћење алати за сарадњу у Гоогле Воркспаце-у побољшали су морал и ефикасност међу 13,000 чланова тима на терену и у канцеларији у Хумани, лидеру у пружању услуга неге у Финској, Норвешкој и Шведској. ИТ тим је сада уверен да временско тестиране безбедносне функције Воркспаце-а чувају осетљиве податке корисника безбедним, а Хумана очекује да ће миграција на Воркспаце смањити захтеве за техничку подршку за најмање 50%. Хумана је мигрирала 22ТБ података, укључујући 55 милиона е-порука, 5.5 милиона докумената и 4.5 милиона ставки календара.

100% сам уверен да је тим Хумана срећнији и продуктивнији са Гоогле Воркспаце-ом него што је био са нашом претходном платформом, а заједно са Цхром ОС-ом, то ће учинити наше податке безбеднијим него икада раније.”
Адам Нерелл ЦИО, Хумана

Цолгате-Палмоливе мигрира 28,000 корисника на Воркспаце за 6 месеци
„Гоогле Воркспаце се истакао јер је заиста интегрисан скуп алата, са јединственом пријавом и једним директоријумом. Гоогле Воркспаце је направљен за клауд, без локалног наслеђа. Сматрали смо да ће Гоогле наставити да буде највећи иноватор у сарадњи у облаку и партнер са којим бисмо могли да растемо“, каже Мич Коен, директор за сарадњу у глобалној компанији за потрошачке производе Цолгате-Палмоливе. За само три месеца, више од 94% корисника је активно користило Гоогле диск и преко 57,000 сати Гоогле Меет сесија је спроведено у само једном месецу. Сада, сви од Ц-апартмана до поштанске собе у Цолгате-у имају Гоогле Воркспаце налог и користе га свакодневно.

Поглавље 3

Алати и ресурси за миграцију од Гоогле-а
Током миграције, организације могу да приступе низу алата, процеса и подршке прве и треће стране од Гоогле-а како би олакшале процес од планирања до извршења.

Представник вашег Воркспаце налога
Као прва станица, контактирајте свог представника Гоогле Воркспаце налога, који блиско сарађује са нашим партнерским екосистемом и нуди низ услуга од краја до краја док вршите транзицију. Ове услуге укључују консалтинг, саветовање, техничко управљање рачунима, управљање променама, омогућавање и обуку, лабораторије за трансформацију и још много тога. Представник вашег налога ће сарађивати са вама да ангажује правог партнера за ваше потребе миграције.

Партнери

Наша проширена мрежа управљаних услуга и партнера за имплементацију помаже клијентима да изаберу решење које им одговара и води целокупну миграцију и примену. Наши партнери прате многе организације на њиховом путу према Воркспаце-у, доносећи деценије искуства у подршци великим купцима са до 200,000 запослених.

Гоогле Воркспаце има стратешка партнерства са партнерима у свим регионима. Технолошки партнери (ИСВ) помажу у процесу миграције података, као и повезују се са препродавачким партнером предузећа. У сарадњи са вашим менаџером налога, ваш изабрани партнер ће радити са вама на креирању детаљног плана за сваку од фаза које препоручује Гоогле. Ове фазе могу укључивати откривање, стратешке сесије, омогућавање, обуку и демонстрације од планирања до постављања и даље. Комплетну листу партнера можете пронаћи овде.

Професионалне услуге

Поред тога, тим представника вашег налога може да ангажује Гоогле професионалне услуге како би употпунио вашег партнера за услуге и заштитио пут примене додатним нивоом техничке подршке, управљања променама и подршке за управљање. Ова подршка може да обухвата приступ стручним саветницима, најбољим праксама, везу са тимом за Гоогле производе и инжењеринг како би се обезбедио успех кључних прекретница имплементације и још много тога. Комплетну листу услуга које нуди Гоогле Профессионал Сервицес можете пронаћи овде.

Наши тимови су развили специфичну методологију и алате за вођење клијената кроз пут миграције од фазе планирања до успешног лансирања. Фор екampУз Гоогле Воркспаце Миграте, можете да управљате миграцијама великих размера на више Гоогле Воркспаце основних услуга са једног места. Пружамо детаљну документацију и водиче за примену који ће вам помоћи да одаберете најбољу опцију за премештање е-поште, календара, контаката, фасцикли, fileи дозволе за Гоогле Воркспаце. Сакупили смо ресурсе који ће вам помоћи на сваком кораку, укључујући:

• Ресурси за примену предузећа и наш водич за примену за велике организације. Организације могу да користе ове ресурсе за управљање променама и техничке водиче да би представиле Гоогле Воркспаце великим организацијама. Пратите наш 90-дневни план за увођење да бисте својим корисницима представили Гоогле Воркспаце, тестирали услуге и миграцију података и успешно пренели целу организацију.
• Технички водичи за примену и водичи за миграцију за детаљна упутства. Ови ресурси пружају детаљне, свеобухватне информације о детаљнијим темама, као што је миграција података из Мицрософт Оутлоок-а у Гоогле Воркспаце и још много тога.

Гоогле Воркспаце омогућава пословним организацијама модерне алате за сарадњу и безбедно окружење у облаку. Са структурираним приступом, провереним алатима и стручном подршком, миграција је процес којим се може управљати. Нека вам Гоогле Воркспаце помогне да откључате пун потенцијал ваше радне снаге.